Einfache Administration beim Lotus Notes Teamkalender
Durch den
Lotus Notes Teamkalender ist eine einfache Koordination von Gruppenterminen möglich. So kann man die Terminplanungen von einzelnen Gruppenmitgliedern einsehen und sich damit einen Überblick verschaffen, wann welche Teammitglieder Zeit für eine gemeinsame Besprechung hätten. Dies erleichtert die Arbeit ungemein und spart vor allem viel Zeit, denn eine Terminkoordination ohne den
Lotus Notes Teamkalender kann sehr zeitintensiv auch mitunter auch nervenaufreibend sein.
Die Administration von einem Lotus Notes Teamkalender ist ebenso einfach wie die des Lotus Notes Mailsystem. Ist dieses in einem Unternehmen bereits vorhanden, bildet es sogar die Grundlage für den Teamkalender. So kann man für die Erstellung der Teams im Kalender jeweils die Personen oder bereits bestehende Gruppen aus dem Adressbuch des Mailsystems verwenden. Dabei ist es auch möglich, verschachtelte Gruppen zu erstellen. Des Weiteren können bestimmte Zugehörigkeiten von Personen zu Gruppen übernommen werden, die bereits im Mailsystem Verwendung finden.
Dabei kann der Lotus Notes Teamkalender auch so strukturiert werden, dass ein Abgleich zwischen den im Mailsystem verwendeten und im Teamkalender hinterlegten Gruppen in regelmäßigen Abständen erfolgt.
Bei einem solchen Abgleich können Personen, die neu zu einer Gruppe hinzugekommen sind oder aber nicht mehr zu einer Gruppe dazu gehören automatisch berücksichtigt werden. Eine zusätzliche administrative Arbeit ist dann nicht erforderlich. Zudem können nicht nur Personen bei der Terminplanung Berücksichtigung finden, sondern auch Besprechungsräume. So lassen sich mit Teamkalender und Mailsystem von Lotus Notes viele Arbeitsschritte gleichzeitig erledigen. Dies spart dem einzelnen Mitarbeiter jede Menge Organisationsarbeit und hilft dem Unternehmen als Ganzes gesehen dabei, viel Geld zu sparen.
Artikel wurde von Elke Lohre am 27.01.2010 eingereicht.