Enterprise Contentmanagement – die Verschmelzung von CMS und Groupware
Die Fusion von IT Systemen in den Bereichen Web Content Management (CMS), Dokumentenmanagement, Projektmanagement (Groupware), Workflow und Archivierung wird als Enterprise Contentmanagement (ECM) definiert. Unternehmen und Organisationen profitieren dank einer höheren Nutzung der Informationen. Weitere wichtige Ziele von ECM Lösungen sind die Vernetzung von Geschäftspartnern und Mitarbeitern direkt über das Internet sowie die Optimierung von Arbeitsprozessen.
Web Content Managementsysteme (
CMS)
Content Management Systeme sind leistungsstarke Programme, mit dessen Hilfe komplette Websites einschließlich der Navigation, effektiv administriert werden. Intelligente Benutzer- und Berechtigungssysteme erlauben die Bildung eines professionellen Redaktionsstabes. Jeder Benutzer hat ein für seine Bedürfnisse und Berechtigungen angepasstes System. Web Content Managementsysteme sind oft modular aufgebaut und somit leicht skalierbar. Zusätzliche Features wie zum Beispiel Mitgliederverwaltungssysteme (Stichwort Community), Archivdatenbanken, Veranstaltungskalender, Postingmodule u.
v.m. können somit leicht implementiert werden. Renommierte
CMS-Anbieter sorgen für tägliche und automatische Updates aller Daten und bieten dem Kunden umfangreiche Beratungen und Supportdienstleistungen.
Dokumentenmanagement
Mit Hilfe von Dokumentenmanagementsystemen haben alle Benutzer die aktuellsten für sie freigegebenen Dateiversionen immer und überall zur Verfügung. Dank ausgereiften Synchronisations- und Collaborations-Clients (meist Open Source Anwendungen) kann auf Dateiablagen im Internet ähnlich einfach wie auf lokale Dateien zugegriffen werden. Die Dateiverschlüsselung am Server sowie eine SSL-Verbindung bieten einen hohen Schutz für sensible Daten.
Projektmanager (Groupware)
Klassische Projektmanagementsysteme beschränkten sich bisher oft auf lokale Anwendungen, der Aspekt der Vernetzung wurde vernachlässigt. Mit Online Projektmanagementsystemen (Groupware) werden parallel beliebig viele voneinander unabhängige Projekte mit unterschiedlichen Mitarbeitern über das Internet weltweit abgewickelt. Mit Hilfe der Teilung in Arbeitspakete wird ein komplettes Projekt in Phasen und Aufgaben inkl. Abhängigkeiten übersichtlich gegliedert. Damit alle Projektteilnehmer optimal aufeinander abgestimmt sind, verfügen Projektmanager über einen integrierten Online Kalender. Ein Outlook Plug-In verhindert Mehrfacheinträge von Terminen und dient zur Synchronisation mit dem Webkalender. Dokumentenmanagement-Anwendungen sind in Groupware-Systemen integriert. Idealerweise verfügt ein Projektmanager noch über detaillierte Reportmöglichkeiten sowie über ein Eventlistening-System. Gantt- und PERT-Diagramme liefern in einer übersichtlichen grafischen Darstellung Abhängigkeiten im zeitlichen Ablauf von Projekten.
Autor: Martin Falkner
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